改革文件處理困局 瑞安建業開啟電子化新世代

在數碼轉型世代下,企業要走向全面文件電子化,過程其實絕不容易。在建築市場上享負盛名的瑞安建業,早前亦引進了 Kodak Alaris 牌專業掃描器與數據擷取解決方案,積極回應在日常營運中,對資料儲存與重整的挑戰。

成立超過 50 年,瑞安在公營建築工程中繼續發揮著重要作用,並成功將業務擴展至維修和室內裝修工程,提供建造、設計與施工、室內裝修、維修保養以至智能設施等高質素服務。瑞安建業具有豐富的設計與施工經驗,完成不少「設計與施工」工程,包括香港海關總部大樓、廉政公署總部大樓、北角政府合署、瑞安中心、宏利保險中心,並一直參與「私人參建居屋計劃」項目和 公營房屋建造。

克服文件處理困局

建築行業日常運作與紙張或打印文件息息相關,瑞安建業集團發展部董事羅俊誠指出,該公司的項目牽涉大量文件,一個建築工程的發展年期,往往需時以年計,過程中產生多樣化的文件,如合約、圖紙、會計文件等,佔用大量儲存空間。如何有系統地儲存及重整資料絕對是一項挑戰。根據規定,文件需要妥善保存一定年期。由於辦公室的儲存空間有限,因此一般會在辦公室存放最近三年的文件,其他文件會送到專用的儲存庫。

瑞安建業集團發展部董事羅俊誠(右)指出,該公司的項目牽涉大量文件,一個建築工程的發展年期以年計,過程中產生多樣化的文件,如合約、圖紙、會計文件等、佔用大量儲存空間。如何有系統地儲存及重整資料絕對是一項挑戰。

早在兩年之前,瑞安建業已推行電子化工作並決定改變這個文件處理的困局。羅俊誠指出該公司秉承瑞安集團「盡善創新」的企業文化,其目標是建立一個可搜尋文件內容的電子文件庫,文件電子化是整個流程的第一步。雖然保存紙張文件是傳統的做法,但文件擺放在辦公室內可能因為意外而受到損毀。若然能建立電子文件庫,能永久保持文件的完整性之餘,亦能更方便同事工作。

循序漸進建立電子文件庫

為瑞安建業建立電子文件庫的基礎工具,包括KODAK S3100f 掃描器與 KODAK Capture Pro Software,取代了原來的文件擷取機器。

為瑞安建業建立電子文件庫的基礎工具,包括KODAK S3100f 掃描器與 KODAK Capture Pro Software,取代了原來的文件擷取機器。在日常營運經驗上,瑞安建業以往採用的傳統影印機掃描時經常出現卡紙、圖像質素參差的問題,亦不能支援大批次的掃描工作,同事需要分批掃描。在引入 Kodak Alaris 的掃描儀後,不但加快文件處理速度,並能自動進行中英文光學字元辨識(OCR),再加上該軟件操作界面簡單,讓同事容易上手,他們亦能簡捷地於軟件內調整文件影像的次序和方向後再輸出成為 PDF 檔案,在控制方面更為人性化。

在策劃、選購以至部署上述應用的過程中,瑞安建業選用了 ACW Distribution(ACW)作為科技解決方案供應商。羅俊誠談及有關決定,認為同樣歷史悠久的 ACW 服務比較全面。ACW 產品總監李昆庭亦表示,Kodak Alaris 的掃描解決方案屬專業級,就算文件太過陳舊,紙張品質欠佳,系統處理依然遊刃有餘,該方案亦廣為其他企業機構,以至政府部門採用。

ACW 產品總監李昆庭亦表示,Kodak Alaris的掃描解決方案屬專業級,就算文件太過陳舊,紙張品質欠佳,系統處理依然遊刃有餘。

完善配套助員工適應

除改善硬件與軟件平台外,在管理上以人為本的瑞安建業,亦沒有忽視員工適應的培訓。針對不同崗位的同事舉辦相應的工作坊,例如行政部及各部門秘書會舉辦「Train the Trainer」工作坊,其他部門亦會進行小組教學。當中包括拍攝掃描儀教學短片,讓同事隨時學習與重溫操作步驟。另配合企業內容管理(Enterprise Content Management (ECM))平台的使用,提升同事的工作效率,亦能改善電郵系統因收取掃描文件的電郵導致儲存量爆滿的問題。

(資料由客戶提供)

其他人也看