在數碼轉型世代下，企業要走向全面文件電子化，過程其實絕不容易。在建築市場上享負盛名的瑞安建業，早前亦引進了 Kodak Alaris 牌專業掃描器與數據擷取解決方案，積極回應在日常營運中，對資料儲存與重整的挑戰。
成立超過 50 年，瑞安在公營建築工程中繼續發揮著重要作用，並成功將業務擴展至維修和室內裝修工程，提供建造、設計與施工、室內裝修、維修保養以至智能設施等高質素服務。瑞安建業具有豐富的設計與施工經驗，完成不少「設計與施工」工程，包括香港海關總部大樓、廉政公署總部大樓、北角政府合署、瑞安中心、宏利保險中心，並一直參與「私人參建居屋計劃」項目和 公營房屋建造。
克服文件處理困局
建築行業日常運作與紙張或打印文件息息相關，瑞安建業集團發展部董事羅俊誠指出，該公司的項目牽涉大量文件，一個建築工程的發展年期，往往需時以年計，過程中產生多樣化的文件，如合約、圖紙、會計文件等，佔用大量儲存空間。如何有系統地儲存及重整資料絕對是一項挑戰。根據規定，文件需要妥善保存一定年期。由於辦公室的儲存空間有限，因此一般會在辦公室存放最近三年的文件，其他文件會送到專用的儲存庫。
早在兩年之前，瑞安建業已推行電子化工作並決定改變這個文件處理的困局。羅俊誠指出該公司秉承瑞安集團「盡善創新」的企業文化，其目標是建立一個可搜尋文件內容的電子文件庫，文件電子化是整個流程的第一步。雖然保存紙張文件是傳統的做法，但文件擺放在辦公室內可能因為意外而受到損毀。若然能建立電子文件庫，能永久保持文件的完整性之餘，亦能更方便同事工作。
循序漸進建立電子文件庫
為瑞安建業建立電子文件庫的基礎工具，包括KODAK S3100f 掃描器與 KODAK Capture Pro Software，取代了原來的文件擷取機器。在日常營運經驗上，瑞安建業以往採用的傳統影印機掃描時經常出現卡紙、圖像質素參差的問題，亦不能支援大批次的掃描工作，同事需要分批掃描。在引入 Kodak Alaris 的掃描儀後，不但加快文件處理速度，並能自動進行中英文光學字元辨識（OCR），再加上該軟件操作界面簡單，讓同事容易上手，他們亦能簡捷地於軟件內調整文件影像的次序和方向後再輸出成為 PDF 檔案，在控制方面更為人性化。
在策劃、選購以至部署上述應用的過程中，瑞安建業選用了 ACW Distribution（ACW）作為科技解決方案供應商。羅俊誠談及有關決定，認為同樣歷史悠久的 ACW 服務比較全面。ACW 產品總監李昆庭亦表示，Kodak Alaris 的掃描解決方案屬專業級，就算文件太過陳舊，紙張品質欠佳，系統處理依然遊刃有餘，該方案亦廣為其他企業機構，以至政府部門採用。
完善配套助員工適應
除改善硬件與軟件平台外，在管理上以人為本的瑞安建業，亦沒有忽視員工適應的培訓。針對不同崗位的同事舉辦相應的工作坊，例如行政部及各部門秘書會舉辦「Train the Trainer」工作坊，其他部門亦會進行小組教學。當中包括拍攝掃描儀教學短片，讓同事隨時學習與重溫操作步驟。另配合企業內容管理（Enterprise Content Management (ECM)）平台的使用，提升同事的工作效率，亦能改善電郵系統因收取掃描文件的電郵導致儲存量爆滿的問題。
（資料由客戶提供）
